AVG beleid
Nederlandse Coniferen Vereniging – AVG privacy beleid geformuleerd in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) d.d. 25 mei 2018
Reden van het formuleren van NCV AVG privacy beleid en AVG-hoofdlijnen
Het in werking treden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 is reden voor de Nederlandse Coniferen Vereniging (NCV) om AVG privacy beleid te formuleren. De Verordening heeft als doel de bescherming van persoonsgegevens die door een persoon aan een organisatie worden toevertrouwd opdat deze organisatie kan functioneren. Deze bescherming heeft als kenmerk dat de eigenaar van de persoonsgegevens altijd ‘de baas’ van die gegevens is en blijft. Dit betekent het volgende: Hij geeft een organisatie toestemming om zijn gegevens te gebruiken die de organisatie nodig heeft om te functioneren. Hij moet te allen tijde weten wie in de organisatie namens hem de baas is over zijn gegevens. Wanneer hij geen band meer heeft met de organisatie moet hij weten dat de organisatie zijn gegevens vernietigt tenzij de organisatie zijn gegevens wil behouden voor een ander doel. Voor dit andere doel dient hij ook toestemming te geven. Ook moet hij weten wat de organisatie doet wanneer zijn gegevens wegraken bij een lek of diefstal.
Nederlandse Coniferen Vereniging (NCV) – AGV privacy beleid
Gegevens NCV:
Nederlandse Coniferen Vereniging
Sprundel
KvK 28115875
Artikel 1
De NCV heeft privacy beleid geformuleerd en geïmplementeerd op basis van de AVG d.d. 25 mei 2018.
Artikel 2.
Het NCV –AVG privacy beleid is schriftelijk verspreid onder al haar leden. Het beleid is voor ieder lid tevens in te zien op de website van de NCV.
Artikel 3
De NCV gebruikt de persoonsgegevens voor de uitoefening van haar verenigingsdoel : De kennis van haar leden omtrent het kweken, de cultuurverbetering en de bescherming van alle soorten Coniferen te bevorderen.
Artikel 4
Het bestuur van de NCV is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonlijke gegevens van haar leden volgens de eisen daartoe gesteld in de AVG.
Artikel 5
Een nieuw NCV-lid verleent schriftelijk toestemming aan de NCV zijn persoonsgegevens te gebruiken en te beschermen conform de eisen gesteld in de AVG. Deze toestemmingsverklaring is vervat in het document persoonlijk NCV AVG-document . Het betreft de persoonlijke gegevens:
• Datum begin en einde lidmaatschap
• Naam, voor- en achternaam
• Adres
• Telefoon nummer(s)
• Mailadres
• Eventueel bankrekeningnummer
• Eventueel machtigingsformulier t.b.v. automatische afschrijving van de contributie
Bijzondere persoonsgegevens doen zich voor in het geval van bestuursleden, dat betreft dan een kopie paspoort.
Artikel 6
Persoonsgegevens worden opgeslagen in het NCV-AVG persoonsgegevensregister bij het secretariaat, dat wordt beheerd wordt door de secretaris. Een kopie van het persoonsgegevens register berust bij de penningmeester.
Artikel 7
Het NCV-AVG persoonsgegevensregister wordt beheerd door de secretaris van de NCV die de penningmeester van de NCV tot het gebruik mandateert.
Artikel 8
Elk lid kan te allen tijde bij de NCV AVG-beheerder zijn persoonsgegevens inzien en laten corrigeren
Artikel 9
Een ledenlijst met daarop voor- en achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt op verzoek van de algemene ledenvergadering verstrekt aan de leden en staat, indien daarom wordt verzocht door de algemene ledenvergadering, op een beveiligd gedeelte van de NCV website, waar leden alleen op kunnen inloggen met een door de NCV verstrekte persoonlijke inlognaam en password.
Artikel 10
Indien derden NCV-persoonsgegevens willen gebruiken kan dit alleen na expliciete toestemming van de leden en op basis van een overeenkomst gesloten tussen de NCV en die derde partij.
Artikel 11
11.1 In geval van verdwijning van persoonsgegevens (‘persoonsgegevenslekkage’) uit het NCV persoonsgegevensregister meldt de ontdekker dit direct aan (de overige leden van) het NCV bestuur. Tevens stelt het bestuur van de NCV alles in het werk om verdere persoonsgegevenslekkage en schade te voorkomen.
11.2 Het bestuur van de NCV kan besluiten persoonsgegevenslekkage-schade te verhalen op de lekkage-veroorzaker.
11.3 Van een persoonsgegevenslekkage wordt een rapport opgesteld en in het NCV-archief bewaard.
Artikel 12.
Iedere betrokkene (NCV-leden en NCV-bestuursleden) hebben het recht heeft om bij (vermoeden van) het niet naleven van het door de NCV geformuleerde privacy beleid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
Het NCV – AGV privacy beleid is vastgesteld door het NCV-bestuur, leden
Thea Geers, voorzitter
Peter Schrauwen, secretaris
Jos van Bergen, penningmeester
Henk van Kempen, gewoon bestuurslid
Datum en plaats: Sprundel 25 mei 2018
Het NCV – AGV privacy beleid treedt in werking op 25 mei 2018
1. In dit document wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming d.d. 25 mei 2018 aangegeven met AVG
2. Lees voor hij ook zij
3. Statuten Nederlandse Coniferen Vereniging
4. Zie bijlage Persoonlijk NCV AVG-document